Makalah Manajemen Perkantoran : Pengertian Kantor, Tata Ruang Kantor dan Bentuk-Bentuk Tata Ruang Kantor

A.     Pengertian Kantor

Secara etimologi kantor berasal dari bahasa Belanda yaitu “kantoor”, yang artinya ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pemimpin, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris “office” yang memiliki arti tempat memberikan pelayanan (service).

Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi dua, yaitu kantor dalam arti dinamis dan kantor dalam arti statis.

1. Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian atau pendistribusian data atau informasi atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau kegiatan administrasi dalam arti sempit.

2.  Kantor dalam arti statis bisa berarti ruang kerja, kamar kerja, markas, biro, instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat untuk ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, penyampaian atau pendistribusian data atau informasi.

B.     Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris yaitu office layout atau sering disebut juga layout saja.

Nuraida (2008:142) mengatakan “Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia untuk memberikan sarana bagi pekerja”.

Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebagainya di dalam ruangan yang tersedia. Setelah memperhatikan keterbatasan yang ditimbulkan oleh gedung, sasarannya adalah

1.      Persyaratan hukum yang harus dipenuhi.

2.      Ruangan yang digunakan demi keuntungan terbesar.

3.      Pelayanan yang harus disediakan bila diperlukan (listrik, telepon, dan lain-lain).

4.      Kondisi kerja yang baik yang harus disediakan untuk semua orang.

5.      Penyediaan untuk dapat melihat staf yang bekerja.

6.      Rasa memiliki loyalitas pada kelompok kerja yang dibantu perkembangannya.

7.      Komunikasi dan arus kerja yang dipermudah.

8.      Gerakan juru tulis di antara meja kerja dan arsip dan sebagainya dipermudah.

9.      Operasi yang bising dan menggangu dipisahkan tersendiri.

10.   Campur tangan atarpegawai dihindari.

11.   Privasi dan keamanan diberikan dimana perlu.

Menurut The Liang Gie (2007:162), penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran pekerjaaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas. Apalagi pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut :

·        Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang sebetulnya tidak perlu,

·         Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan,

·   Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya,

·      Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yabg akan memenuhi suatu bagian tertentu.

Tata ruang yang dirancang dengan baik umumnya akan memiliki dampak positif dan tata ruang yang buruk umumnya akan memiliki dampak negatif. dari sudut pandang efektif, merancang sebuah area kerja yang efisien sangat penting. Tata ruang melibatkan tiga komponen yaitu peralatan, alur atau kerja dan hubungan karyawan, komponen ini harus benar-benar dipelajari dan dianalisi agar karyawan bekerja dengan efisien.

C.    Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

Memiliki sebuah kantor, berbeda dengan memiliki rumah pribadi. Layout rumah pribadi hanya melibatkan anggota di dalam rumah, tetapi layout kantor melibatkan pegawai yang banyak dan warga masyarakat yang akan dilayani.

Oleh karena itu, para ahli membagi konsep tata ruang kantor secara garis besar kedalam 4 bagian, yaitu :

1.  Konsep tata ruang kantor tertutup (private offices) yaitu tata ruang kantor dengan penempatan ruang kantor yang dipisah dibagi ke dalam ruang-ruang kerja atau ruangan yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu. Biasanya untuk pekerjaan dengan kerahasiaan yang tinggi (high confidential).

2.  Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) yaitu tata ruang kantor dengan ruangan yang besar dan ditempati beberapa pegawai tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu.

3.   Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape offices) yaitu tata ruang kantor yang dihiasi dekorasi taman. Ruangan diupayakan agar memiliki pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan.

4.   Konsep tata ruang kantor bersekat atau terpisah (cellular offices) yaitu tata ruang kantor yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu  bidang bagian sub bagian atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah.