Hai sahabat pembaca yang budiman, kali ini kita akan membahas mengenai
materi komunikasi perkantoran atau yang dalam bahasa Inggris disebut
sebagai office communication. Tahukah sahabat apa yang dimaksud
dengan komunikasi perkantoran, jenis, dan juga fungsi dari komunikasi
perkantoran? Jika tidak, silahkan sahabat baca artikel dibawah ini supaya
lebih jelas.
Pengertian Komunikasi Perkantoran
Sebelum menuju ke fungsi dan jenis dari komunikasi perrkantoran, akan
lebih baik jika kita mengetahui pengertian dari komunikasi perkantoran
terlebih dahulu. Yang dimaksud dengan komunikasi perkantoran adalah
komunikasi yang terjadi dan berlangsung dalam kantor. Jadi
pengertian dari komunikasi
perkantoran adalah segala tindakan yang dilakukan oleh personel kantor
baik individu dengan individu, individu dengan kelompok maupun kelompok
dengan kelompok yang dilakukan di dalam lingkungan kantor. Tindakan
tersebut harus berisi penyampaian informasi.
Jenis-Jenis Komunikasi Perkantoran
Setelah mengetahui pengertian dari komunikasi perkantoran, selanjutnya
kita akan membahas tentang jenis dari komunikasi perkantoran. Jenis
komunikasi perkantoran ada dua, yaitu komunikasi secara lisan dan
komunikasi secara tertulis. Komunikasi lisan yaitu komunikasi yang berupa
percakapan langsung baik antara individu dengan individu, individu dengan
kelompok maupun kelompok dengan kelompok. Artinya antara komunikan dan
komunikator saling berbicara secara langsung untuk menyampaikan dan
menerima informasi. Sedangkan komunikasi tertulis adalah segala bentuk
komunikasi yang disampaikan dengan cara tertulis atau tidak secara
langsung. Komunikasi tertulis dapat berupa surat, pengumuman tertulis,
atau bisa juga berupa pemberitahuan yang tertulis. Kebanyakan komunikasi
tertulis dibuat dengan diketik dengan mesin yang tersedia. Jika
dibandingkan dengan tulisan tangan, pengetikan akan menghasilkan tulisan
yang lebih mudah dibaca dan dipahami oleh pembaca.
Fungsi Komunikasi terhadap Administrasi Kantor
Terdapat empat fungsi komunikasi terhadap administrasi kantor.
Diantaranya yaitu fungsi kontrol, fungsi motivasi, fungsi emosi dan fungsi
informasi. Berikut penjelasan mengenai keempat fungsi tersebut.
1. fungsi kontrol yaitu fungsi komunikasi yang digunakan untuk mengontrol
karyawan dengan menanyakan ulang deskripsi pekerjaannya, kepada siapa dia
harus melaporkan kembali hasil pekerjaannya, dan hal-hal yang membutuhkan
komunikasi dengan atasannya. Selain itu, komunikasi juga dapat mengontrol
perilaku karyawan, misalnya jika salah satu karyawan bekerja terlalu
lamban atau lelet, teman yang lain akan melakukan komunikasi atas dasar
ketidak puasan mereka dengan kinerjanya, baik berupa menjauhi, atau
mengejek secara langsung bahwa yang bersangkutan bekerja terlalu
lambat.
2. fungsi motivasi, fungsi ini digunakan untuk meningkatkan kinerja
karyawan dengan cara memberikan dorongan untuk bekerja lebih giat.fungsi
ini biasanya dilakukan melalui pemberian feedback atau umpan balik
kepada bawahan mengenai apa yang telah mereka lakukan, sebaik apa mereka
mengerjakannya, dan apa yang sebaiknya dilakukan untuk meningkatkan
kinerjanya. Motivasi tersebut dapat berupa memberikan kata-kata yang dapat
membangkitkan semangat kerja, pemberian insentif, pemberian tunjangan,
memberikan bonus, memberikan upah lebih tinggi, memberikan kenaikan
pangkat atau apapun yang dapat meningkatkan kinerja para pekerja.
3. fungsi emosi, salah satu tujuan bekerja adalah untuk berinteraksi
dengan lingkungan sosial. Salah satu bentuk interaksi tersebut adalah
komunikasi dimana masing-masing anggota dapat menyampaikan emosinya, baik
emosi positif maupun emosi yang negatif. Emosi yang negatif misalnya
frustasi atau tidak puas dengan pekerjaan yang dikerjakannya, tidak puas
dengan gaji yang diterima, tidak puas dengan pelayanan manajemen yang
diberikan kepadanya atau hal-hal lain yang mengandung hal negatif bagi
organisasi. Sedangkan emosi yang positif berarti penyampaian dari emosi
yang membangun yang harus dikelola untuk kemajuan perusahaan, misalnya
dengan kepuasan karena dilayani dengan baik dalam bekerja, diperhatikan
oleh atasan, gaji yang mencukupi dan hal-hal lain yang mengandung hal
positif bagi organisasi.
4. fungsi informasi, fungsi ini berhubungan dengan memperlancar
pengambilan keputusan yang dapat dilakukan oleh pihak manajemen. Dengan
mentransfer data dan alternatif pilihan yang ada, individu atau organisasi
akan lebih mudah dalam mengambil keputusan. Fungsi ini bertujuan untuk
memberikan informasi kepada seluruh elemen kantor. Informasi yang
diberikan sebaiknya harus berdasarkan fakta, transparan dan memberikan
manfaat bagi pemberi dan juga penerima informasi.
Itulah penjelasan singkat mengenai materi komunikasi perkantoran. Untuk
lebih jelasnya, harap untuk membaca lebih banyak buku referensi. Sekian
penjelasan dari kami, semoga dapat memberikan manfaat serta barokah dalam
hidup kita.
No comments:
Post a Comment